11. Juni 2019

Prüfung eines genehmigten Spesenreglementes durch andere Steuerbehörde

Anerkennung genehmigter Spesenreglemente wird von Kantonen unterschiedlich gehandhabt, manche akzeptieren diese nicht.

Vergütet ein Unternehmen seinen Angestellten Pauschalentschädigungen, um administrative Abläufe zu vereinfachen, so werden die Pauschalen in einem Spesenreglement festgehalten, welches durch die zuständige Steuerbehörde vorgängig genehmigt wird. Im Kreisschreiben Nr. 25 vom 18. Januar 2008 wird festgehalten, dass die Steuerbehörden die genehmigten Spesenreglemente gegenseitig anerkennen, weshalb diese grundsätzlich nur dem Sitzkanton der Gesellschaft zur Genehmigung vorgelegt werden können und müssen (Kreisschreiben). Basierend auf dieser Regelung wurden zwei sehr unterschiedliche Urteile gefällt.

In einem Entscheid der Steuerrekurskommission Basel-Stadt vom 17. November 2016 wurde die Frage beurteilt, ob die Höhe der ausgerichteten Pauschalspesen vollständig als Auslagenersatz zu anerkennen oder teilweise als steuerbares Einkommen aufzurechnen sind. Die Vorinstanz hatte einer steuerpflichtigen Person den Teil der Pauschalspesen als steuerbares Einkommen aufgerechnet, welcher 5% des Bruttolohnes überstieg. Die Steuerverwaltung begründete ihr Vorgehen damit, dass das als Beweis nachgereichte Spesenreglement nie hätte genehmigt werden dürfen, weil darin Entschädigungen enthalten seien, die nicht unter den Spesenbegriff fallen. Die Steuerpflichtige berief sich auf Treu und Glauben, wonach ein durch eine Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement durch eine andere Steuerbehörde anzuerkennen sei und die Steuerpflichtigen auf diese Tatsachen vertrauen dürfen. Ausserdem seien bei anderen Angestellten desselben Unternehmens keine Aufrechungen vorgenommen worden und die Steuerpflichtige wäre auch nicht in der Lage, nachträglich den Nachweis der tatsächlich angefallenen Spesen vorzubringen.    

Im Ergebnis gab die Steuerrekurskommission der Rekurrentin recht, wonach sich diese auf den Vertrauensschutz berufen kann, da sowohl die Wegleitung zum Lohnausweis als auch das vorerwähnte Kreisschreiben klar festhalten, dass durch eine Steuerbehörde genehmigte Spesenreglemente durch eine andere Steuerbehörde anerkannt werden. Des Weiteren könne die Steuerbehörde der Steuerpflichtigen nicht rückwirkend die unmögliche Beweispflicht aufbürden, die Belege zusammenzutragen, da diese im guten Glauben gerade nicht gesammelt wurden.

Das Steuergericht des Kantons Solothurn entschied in seinem Urteil vom 28. September 2015 jedoch anders. Auch wenn in den Vorjahren die Pauschalspesen immer akzeptiert worden seien, so könne sich der Rekurrent nicht darauf stützen, dass dies auch weiterhin der Fall sein würde. Auch auf den Vertrauensschutz könne sich dieser nicht berufen. Stattdessen liegt es im Ermessen der Steuerbehörde, Tatsachen für jede Steuerperiode separat zu beurteilen. Daher würden Pauschalspesen, welche 5% des Bruttolohnes übersteigen, als steuerbares Einkommen aufgerechnet. Das Steuergericht des Kantons Solothurns anerkennt grundsätzlich Spesenreglemente, welche eine andere Steuerbehörde genehmigt hat, es lässt jedoch zu, dass diese nicht akzeptiert werden, sofern sie nicht der kantonalen Praxis entsprechen. Genehmigte Spesenreglemente werden somit als administrative Entlastung und nicht als rechtsverbindliche Auskunft gesehen. Demnach würde der Kanton Solothurn keine Pauschalspesen genehmigen, welche 5% des Bruttolohnes übersteigen, sofern diese nicht nachgewiesen werden können. Da der Rekurrent – ebenso wie im Entscheid des Kantons Basel-Stadt – diesen Nachweis nachträglich nicht mehr erbringen konnte, musst er die Aufrechnung hinnehmen.

Um die Arbeitnehmer vor ungerechtfertigten Aufrechnungen zu schützen, empfiehlt es sich die Spesenreglemente auf ihre Aktualität bezüglich die dort vorgesehenen Pauschalentschädigungen zu überprüfen und anzupassen sowie entsprechend genehmigen zu lassen oder die Mitarbeiter auf ein gewisses Risiko hinzuweisen und sie auf die Möglichkeit aufmerksam zu machen, Quittungen bis zur erfolgten Veranlagung aufzubewahren. Dies widerspricht allerdings dem Sinn von Spesenreglementen, weshalb der Solothurner Entscheid klar abzulehnen ist.

Bei Fragen und für weiterführende Hinweise steht das Steuerteam gerne zur Verfügung.

Autorin: Nora Heuberger

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